Pengurusan Perakaunan Syarikat – Disiplin mingguan

Pengurusan Perakaunan Syarikat – Disiplin mingguan

Memulakan perniagaan merupakan suatu usaha yang murni yang dituntut bagi memenuhi tanggungjawab sebagai ahli masyarakat dan keluarga.  Perniagaan merupakan sebuah bidang yang memerlukan komitmen yang tinggi dan kajian yang terperinci perlu dilakukan sebelum memulakan sesuatu usaha tersebut. Pelbagai aspek perlu diambil kira sebelum memulakan sesuatu perniagaan termasuk kajian pasaran, penggajian pekerja, sumber bahan mentah dan bidang perniagaan yang berpotensi.

Setelah perniagaan dimulakan, maka bermulalah suatu episod baru di dalam rutin harian seseorang ahli perniagaan tersebut. Dunia perniagaan memerlukan tahap disiplin yang tinggi, sama seperti pekerjaan lain yang terdapat di dalam pasaran. Ahli perniagaan perlu mementingkan disiplin masa operasi, aliran tunai perniagaan, produk berkualiti dan nama baik perniagaan di dalam pasaran.

Bidang perniagaan yang dipilih merupakan di antara faktor penentu kejayaan sesuatu perniagaan. Kajian pasaran yang menyeluruh serta potensi sesuatu bidang perniagaan di masa hadapan amat penting bagi memastikan perniagaan yang diceburi masih relevan di dalam pasaran akan datang. Malaysia telah bersetuju untuk menyertai sebuah blok perdagangan ASEAN yang dikenali sebagai ASEAN Free Trade Area (AFTA) pada tahun 1992. Penyertaan tersebut membolehkan Negara-negara ASEAN seperti Brunei, Malaysia, Indonesia, Filipina, Singapura dan Thailand mewujudkan suatu blok perdagangan bebas di antara Negara-negara tersebut. Berkuatkuasa 1 Januari 2010, Negara-negara tersebut telah berjaya melupuskan 99 peratus duti import yang dikenakan kepada Negara-negara yang terlibat di dalam perjanjian tersebut.

AFTA telah membuka era baru di dalam persaingan perniagaan di mana produk-produk di antara Negara-negara ASEAN adalah bebas untuk diniagakan di antara Negara-negara tersebut. Pada tahun 2010, suatu perjanjian perniagaan yang dikenali sebagai China-ASEAN Free Trade Area telah diperkenalkan bagi meluaskan blok perniagaan tersebut sehingga ke Negara China. Ini adalah kerana pada tahun 2012, sejumlah USD400.9 bilion nilai dagangan telah direkodkan di antara China dan Negara-negara ASEAN. Pada tahun tersebut juga nilai dagangan Negara China telah meningkat sebanyak 6.2 peratus manakala nilai dagangan China-ASEAN telah meningkat sebanyak 10.2 peratus (www.chinadailyasia.com). China telah menjadi rakan dagangan yang terbesar dengan Negara-negara ASEAN. Persaingan yang wujud di dalam blok perniagaan bebas cukai tersebut amatlah tinggi dan kompetitif.

Menguruskan perniagaan merupakan suatu aspek yang penting terutamanya di dalam memastikan operasi perniagaan sentiasa berterusan dan diyakini oleh para pelanggan serta pembekal. Selain dari faktor pemilihan bidang perniagaan yang diceburi, para pemilik perniagaan mestilah mempunyai disiplin di dalam menyimpan dan merekod dokumen-dokumen kewangan perniagaan seperti invois, resit dan bil. Bagi memastikan kelancaran sesuatu perniagaan, seseorang ahli perniagaan mestilah mempunyai kemahiran asas di dalam merekod dan menganalisa penyata kewangan perniagaan pada sesuatu masa tertentu. Ini adalah penting agar ahli perniagaan tersebut dapat mengkaji:

1.       Kadar keuntungan sesuatu operasi perniagaan,

2.       Memastikan kelicinan aliran tunai perniagaan,

Disiplin merekod dan menyimpan dokumen-dokumen kewangan perniagaan seperti penyata akaun bank, invois dan resit merupakan asas utama di dalam penyediaan penyata kewangan perniagaan. Aktiviti tersebut merupakan disiplin asas yang diperlukan oleh seseorang ahli perniagaan untuk berjaya di dalam bidang yang diceburi. Kesibukan menjalani operasi harian perniagaan bukanlah menjadi alasan untuk tidak berpeluang untuk merekodkan transaksi-transaksi kewangan perniagaan dari masa ke semasa. Ahli perniagaan mestilah mewujudkan disiplin yang teguh atau ‘Standard Operating Procedure (SOP)” bagi merekodkan transaksi-transaksi kewangan tersebut.

Setiap ahli perniagaan mestilah mempunyai disiplin diri bagi merekod dan menganalisa prestesi perniagaan sekurang-kurangnya sekali di dalam seminggu. Ketetapan tersebut merangkumi:

1.              Pengeluaran invois jualan yang terkini

Invois jualan merupakan dokumen transaksi yang amat penting bagi membuktikan produk jualan atau perkhidmatan telah disediakan kepada pelanggan perniagaan. Ianya amat penting untuk dikeluarkan dan dihantar kepada pelanggan agar bayaran yang dikenakan dapat dikutip berdasarkan produk atau perkhidmatan yang telah dikeluarkan. Kutipan tunai dari pelanggan amat penting demi menjamin kelancaran aliran tunai perniagaan terutamanya di dalam menanggung segala komitmen perbelanjaan perniagaan serta kos jualan.

2.              Memberi perhatian terhadap bil-bil yang diterima dari pembekal dan perbelanjaan overhead

Bil-bil pembelian mestilah direkod serta dijelaskan mengikut jangkamasa yang dipersetujui bersama para pembekal. Ini adalah penting supaya bahan-bahan mentah yang dibekalkan dapat diterima pada masa yang telah ditetapkan supaya ianya tidak mengganggu proses jualan perniagaan dari masa ke semasa.

3.              Membuat pemeriksaan terhadap penyata akaun semasa

Penyata Akaun Semasa perniagaan yang dibuka di bank-bank perdagangan amat penting kerana ianya merupakan sumber rekod utama pembayaran dan penerimaan tunai dari pembekal dan pelanggan perniagaan. Kaedah hubungan perniagaan yang menggunakan transaksi pembayaran cek-cek perniagaan akan ditunjukkan di dalam Penyata Akaun Semasa dari masa ke semasa.

Penyata Akaun Semasa juga boleh dijadikan sebagai rujukan di dalam menganggarkan prestasi dan keupayaan perniagaan di masa hadapan.

4.              Memeriksa transaksi urusniaga jualan-belian

Pemeriksaan dokumen transaksi-transaksi perniagaan seperti yang dinyatakan di atas amat penting bagi menjamin setiap barangan belian dan jualan direkodkan. Keupayaan seseorang ahli perniagaan membuat rekod yang baik akan mengurangkan risiko kehilangan barangan perniagaan, memastikan penyimpanan stok berada di tahap optimum serta pengurusan aliran tunai yang cekap.Ahli Perniagaan juga boleh melihat keupayaan perniagaan semasa dan membuat perancangan awal di dalam merangka strategi perniagaan di masa hadapan.

Setiap kerja yang dilakukan mestilah mempunyai disiplin yang khusus agar kerja-kerja yang dilakukan akan berada pada tahap yang terbaik. Perkara tersebut tidak terkecuali kepada setiap ahli perniagaan yang inginkan kejayaan di dalam perniagaan yang diceburi. Selain dari persediaan awal sebelum memulakan perniagaan, setaiap ahli perniagaan perlu memastikan bahawa aktiviti perniagaan yang diceburi mempunyai keuntungan yang diimpikan atau dirancang. Sekiranya terdapat perbezaan di dalam transaksi perniagaan, perkara tersebut boleh dikenal pasti mengenai aspek perbezaan atau kerugian yang dicatatkan dan ianya boleh diperbetulkan dengan cepat.

Pada masa kini, terdapat pelbagai perisian komputer yang membolehkan para ahli perniagaan membuat catatan rekod perniagaan dengan sempurna dan berkesan. Ianya memudahkan kita untuk melihat tahap prestasi sesuatu sektor perniagaan tersebut dan mengenal pasti kelemahan utama terutamanya di dalam aspek kawalan perbelanjaan perniagaan.

Tambahan pula, terdapat juga beberapa firma perakaunan yang menyediakan khidmat simpan kira (‘book-keeping’) bagi membantu ahli perniagaan di dalam menganalisa serta merekodkan dokumen-dokumen perniagaan yang berkaitan. Kerjasama tersebut amat perlu bagi menjamin pihak luar yang bertauliah member input yang berguna demi kemajuan sesuatu perniagaan tersebut.